• La comunicación organizacional es el proceso de intercambio de información e ideas dentro y fuera de una organización. Incluye el modo en que las organizaciones y sus empleados crean, intercambian e interpretan la comunicación en el lugar de trabajo. El objetivo de la comunicación organizacional es impulsar a un grupo a lograr una meta o un objetivo común, o influir en el comportamiento de las partes interesadas dentro o fuera de una organización.
• La clave de una comunicación organizacional eficaz es comprender al público y sus objetivos, sus expectativas (culturales y de otra índole) y su contexto.

Una comunicación clara y eficaz impulsa la productividad, aumenta la confianza, genera compromiso, fomenta la colaboración y contribuye a la creación de un entorno de trabajo positivo. Una comunicación organizacional clara depende de diversas estrategias, según el contexto (interno o externo, formal o informal) y el público (empleados, inversores, socios, etc.).

Estas son solo algunas de estas estrategias de comunicación.

• Fomentar la retroalimentación bidireccional: la retroalimentación ayuda a los comunicadores a identificar brechas en la comprensión de su público. Puede ayudarlo a evitar errores de comunicación porque puede abordar cualquier confusión rápidamente. Es fácil conseguir la retroalimentación en entornos más pequeños, pero, en el caso de grupos más numerosos, puede solicitarla a través de encuestas o grupos de debate.
• Establecer metas claras: comience a planificar todas las comunicaciones corporativas con el objetivo final en mente. El plan debe incluir todo, desde el objetivo de su comunicación hasta los canales, el tono y los parámetros que miden la eficacia de su mensaje.
• Respetar las diferencias culturales: si se dirige a un público internacional, tenga en cuenta que cada persona puede tener normas culturales diferentes. Examine cómo puede tener que adaptar su estilo de comunicación para respetar las normas y expectativas de la gente.
• Centrarse en la mejora continua: elija parámetros que le ayuden a evaluar su comunicación para poder mejorar la próxima vez. También puede solicitar retroalimentación subjetiva a su público, que puede ayudarlo a perfeccionar su mensaje.

El cambio es una constante en la actualidad y contar con una estrategia de comunicación organizacional es fundamental para mantenerse a la vanguardia. Sin una comunicación clara sobre el cambio, el compromiso y la productividad de los empleados podrían verse afectados. Estas son algunas recomendaciones sobre cómo puede abordar la comunicación acerca del cambio:

• Explique por qué es necesario el cambio: para empezar a generar consenso a favor del cambio, tendrá que demostrar qué beneficios aportará el cambio. Comparta cómo el cambio está en consonancia con la visión y los objetivos estratégicos de su organización. Asegúrese de que los empleados cuenten con suficiente información para comprender la lógica detrás del cambio.
• Cree un plan de comunicación: el plan debe definir los mensajes clave, el público, los canales estratégicos de comunicación, el calendario de las comunicaciones, los mecanismos de retroalimentación y los parámetros para medir el éxito. Un plan puede ayudar a garantizar que sus comunicaciones se ajusten a sus objetivos.
• Sea transparente: el cambio muchas veces genera ansiedad e incertidumbre. Las personas se sentirán más cómodas con el cambio si entienden específicamente qué cambiará y cuándo ocurrirá el cambio. Explicar cómo afectará el cambio a los empleados y otras partes interesadas los ayudará a aceptarlo y a empezar a adaptarse.
• Cree consenso: si tiene previsto introducir un cambio significativo, puede ser conveniente que los empleados participen en las primeras conversaciones para conocer su punto de vista. Incluir a los empleados en la etapa de planificación puede ayudarlo a generar ideas y señalar posibles problemas que debe abordar. También podría utilizar la escucha de los empleados para evaluar su predisposición al cambio, así como los resultados de las encuestas y otros tipos de retroalimentación en el momento de diseñar su plan de comunicación en el lugar de trabajo. También puede incorporar a los empleados más adelante para que aboguen por sus ideas. Las reuniones públicas en las que los empleados tengan la oportunidad de expresarse también pueden ayudarlo a obtener apoyo para el cambio.
• Espere resistencia: no importa cuán sólido sea su plan de comunicación corporativa, algunos empleados opondrán resistencia al cambio. La clave es adelantarse a las posibles objeciones. Planifique cómo abordará a los detractores y adelántese a sus preocupaciones. Si aborda los problemas de forma proactiva y escucha activamente las resistencias, podrá reducirlas.
• Ofrezca apoyo: si el cambio requiere que los empleados o las partes interesadas adopten nuevos comportamientos o desarrollen nuevas habilidades, es posible que deba brindar capacitación u otro tipo de apoyo. Reducir la fricción del cambio puede generar aceptación.
• Celebre el éxito: identifique victorias y celébrelas para reforzar los beneficios del cambio. Cuanto más impulso adquiera, más apoyo obtendrá.
• Realice ajustes sobre la marcha: el cambio es un proceso, no un evento único. Ajuste su plan de comunicación a medida que obtenga la retroalimentación de los empleados.

Cuando se coordina en torno a un objetivo empresarial, la comunicación estratégica puede generar una serie de beneficios. Entre ellos, se incluyen los siguientes:

• Mayor productividad: una sólida comunicación en el lugar de trabajo reduce el riesgo de malentendidos y confusión. Cuando los empleados tienen instrucciones claras y entienden cómo su trabajo se vincula con los objetivos y propósitos generales de la organización, están más motivados y, por lo tanto, son más productivos. Una comunicación periódica que garantice que todos los empleados estén en la misma sintonía puede garantizar que trabajen para la consecución de los mismos objetivos.
• Mayor compromiso de los empleados: para crear un entorno laboral positivo, los empleados deben sentir que pueden confiar en su empleador. La confianza se basa en una comunicación clara y transparente. Los empleados que comprenden cómo su trabajo se alinea con los objetivos generales de la empresa probablemente se sientan más inspirados para trabajar en la consecución de esos objetivos.
• Mejor colaboración: la comunicación periódica entre equipos y departamentos también puede estrechar los lazos entre los miembros del equipo. Cuanto más sepan los miembros de un equipo que pueden confiar en sus compañeros, más probable será que quieran trabajar juntos para la consecución de sus objetivos. La comunicación organizacional los ayuda a desarrollar ideas, compartir retroalimentación y trabajar juntos para la resolución de problemas.
• Resolución de problemas más rápida: una comunicación abierta y eficaz en el lugar de trabajo ayuda a identificar rápidamente los problemas para poder resolverlos con mayor eficacia. Una resolución más rápida evita que los problemas menores adquieran una mayor dimensión y puede ahorrar tiempo, dinero y recursos a las organizaciones.
• Decisiones más inteligentes: cuando los empleados acceden a la información que necesitan para tomar decisiones, pueden elegir opciones que favorezcan los intereses de la organización. Además, cuando la comunicación del liderazgo es sólida y los líderes comparten decisiones y aceptan comentarios de las partes interesadas, se fortalece el proceso de toma de decisiones. Esto también conduce a una mayor aceptación por parte de los afectados por las decisiones.
• Reputación organizacional más sólida: cuanto más eficaz y transparente sea la comunicación de una organización, más confianza y buena voluntad generará entre las partes interesadas internas y externas. Por ejemplo, cuando un equipo de atención al cliente se comunica con frecuencia y claridad con clientes frustrados, reduce la tensión y mejora la satisfacción del cliente.
• Mayor rentabilidad: la comunicación aumenta la motivación de los empleados, fortalece las relaciones con las partes interesadas y mejora la satisfacción de los clientes, entre muchos beneficios adicionales. Si se suman todas estas ventajas, se obtienen mayores ganancias.
• Una cultura organizacional más positiva: una comunicación abierta y transparente entre los líderes fomenta la confianza de los empleados y las partes interesadas en la alta dirección. También es más probable que las personas sientan que se las escucha y valora.

La comunicación organizacional, cuando se realiza correctamente, genera confianza y responsabilidad tanto en el interior como el exterior de la organización. También fortalece el desempeño organizacional en una variedad de dimensiones.

• Colaboración: la comunicación estratégica promueve el trabajo en equipo. Estimula a los empleados a trabajar juntos para alcanzar los objetivos y a compartir abiertamente sus ideas y opiniones.
• Coordinación: una comunicación eficaz garantiza que los esfuerzos se coordinen desde la cúspide de la pirámide organizacional hacia la base y entre las distintas organizaciones. La unificación de las comunicaciones garantiza que los equipos, los departamentos y la organización en su conjunto trabajen en pos de los mismos objetivos.
• Retención de empleados: un entorno laboral positivo en el que los líderes interactúan con los empleados a través de una comunicación corporativa frecuente, transparente y clara fomenta la moral, conduce a una mayor satisfacción en el trabajo y reduce el riesgo de rotación.
• Eficiencia: los empleados que comprenden sus funciones y responsabilidades consumen menos tiempo y trabajan de manera más eficiente. Pueden tomar decisiones más inteligentes y evitar errores y repeticiones de trabajo, que pueden obstaculizar la productividad.
• Innovación: la comunicación eficaz en el lugar de trabajo estimula la creatividad y fomenta la innovación. Reduce el temor a intercambiar ideas, de modo que todos se animen a hablar y a ampliar el trabajo de los demás. Como resultado, las organizaciones pueden adaptarse a los cambios del mercado y competir con mayor eficacia.
• Satisfacción del cliente: la comunicación con el cliente puede generar confianza. Ayuda a las organizaciones de ventas y servicios a comprender las necesidades y preferencias de los compradores, para que puedan adaptar los productos a esas necesidades y ofrecer un mejor servicio. A su vez, esto genera fidelidad entre los clientes.
• Gestión de crisis: una comunicación oportuna y auténtica durante una crisis puede ser decisiva para que una empresa la supere sin problemas. Es necesario facilitar información a las partes interesadas internas y externas para mitigar el riesgo y calmar la ansiedad.
• Gestión de la reputación: una estrategia sólida de comunicación corporativa proyecta una marca de empresa positiva, que puede aumentar el valor de la organización.